Les règles de base pour remplir les champs du formulaire de recherche

1°) Il n’y a pas de différence entre les majuscules et les minuscules (ex : e = E)

2°) Il y a une différence entre les caractères accentués et les caractères non accentués (ex : é ≠ e ≠ ê ≠ è ≠ ë)

3°) Le caractère  astérics " * " peut être utilisé pour remplacer un certain nombre de caractères contiguës (ce nombre peut varier de 0 à l'infini)

• «bag*» peut correspondre à «Bagnols-en-Forêt»
• «*forêt» peut correspondre à «Bagnols-en-Forêt» ou à «Saint-Paul-en-Forêt»
• «*en*» peut correspondre à «Bagnols-en-Forêt», à «Saint-Paul-en-Forêt» ou à «Puget-sur-Argens».

4°) Le caractère blanc souligné " _ " peut être utilisé pour remplacer un caractère (un seul). C'est souvent utile dans les cas des caractères accentués, des tirets et des espaces. Il est possible d'en accoler plusieurs (ex : Ba___ls*).

• «Bagnols_en_F___t» peut correspondre à « Bagnols-en-Forêt »

La stratégie de recherche

En premier lieu, vous devez obligatoirement sélectionner le type d’acte recherché dans le menu déroulant du premier champ du formulaire de recherche.

Plus vous précisez des critères dans le formulaire de recherche et plus vous réduirez le nombre d’actes dans le résultat. Mais attention, plus vous précisez des critères et plus vous risquez de ne pas avoir d’acte en résultat. Il faut trouver le bon équilibre. De plus, il est souvent utile de pouvoir parcourir un certain nombre d’actes pour mieux arriver à peaufiner sa recherche.

Dans la réponse au formulaire de recherche seuls les 50 premiers actes, qui répondent aux critères définis dans le formulaire, sont affichés, en commençant chronologiquement par les actes les plus anciens.

Si avec les critères donnés il y a en réponse plus de 50 actes alors il vous faut modifier votre formulaire de recherche en ajoutant un ou plusieurs critères supplémentaires ou en étant un peu plus restrictif sur un ou plusieurs critères déjà présents.

Votre stratégie de recherche ne sera pas la même si vous rechercher des actes sur le nom d'un individu donné, sur une période ou sur une commune précise.

Vous pouvez assez facilement limiter le nombre d’actes dans le résultat par le biais du champ date en choisissant de :

• limiter la recherche sur une année donnée (entrez une année sous la forme de 4 chiffres)
• commencer la recherche à partir d'une année donnée (année de début)
• terminer la recherche à une année donnée (année de fin)
• limiter la recherche sur une période donnée (année de début et année de fin)
• ne pas limiter la recherche sur une année ou une période (ne rien mettre)

Remarques sur les noms de commune

Les noms de commune sont écrits en caractères accentués avec un tiret "-" entre les mots sauf après "Le ", "La " et "Les " placè au début du nom pour lesquels c'est un espace (ex : La Plaine-des-Palmistes, La Verdière, Le Cannet-des-Maures). La liste des communes est disponible dans la rubrique "Relevés" puis sous-rubrique "Communes avec dates extrêmes".

Remarques sur les critères nom et prénom

Plus on remonte dans le temps et plus l’orthographe des noms est incertaine. Les noms des épouses sont souvent féminisés, la qualité de l‘écriture et l’orthographe des notaires ne sont pas toujours très fiables et stabilisées. Les personnes qui ont effectué les relevés dans les actes n’ont pas toujours pu lire et retranscrire correctement toutes les informations. Il ne faut pas hésiter à utiliser les "*" et "_".

Pour les prénoms ont retrouve un peu les mêmes difficultés que pour les noms mais en plus il y a le faite que lorsqu’une personne a plusieurs prénoms, l’ordre des prénoms est parfois un peu aléatoire suivants les actes. Il faut donc souvent se limiter à un seul prénom ( ou une partie d'un prénom) et utiliser l'astérisque en début et en fin du prénom.